Objetivo foi capacitar os participantes na construção do Plano de Classificação de Assuntos e Documentos, um passo essencial para a implantação eficaz de processos no Sistema Eletrônico de Informações

A Prefeitura de Campo Grande, por meio da Secretaria Municipal de Gestão (Seges), realizou nesta segunda-feira (10) o Workshop Gestão de Documentos SEI, que reuniu no auditório do Instituto Municipal de Previdência de Campo Grande (IMPCG), servidores de diversos órgãos e entidades do executivo municipal.

O objetivo foi capacitar os participantes na construção do Plano de Classificação de Assuntos e Documentos, um passo essencial para a implantação eficaz de processos no SEI (Sistema Eletrônico de Informações).

“A modernização da gestão é uma das prioridades da administração. A implementação do SEI fará com que os serviços prestados pela prefeitura cheguem até as pessoas com mais eficiência. Está é uma ferramenta de gestão muito potente e que pode trazer resultados rápidos.  Segundo índices do Governo Federal referentes a governança e gestão, Campo Grande alcançava 37 pontos. Em dois anos, com as melhorias realizadas em todas as áreas da gestão, a Capital saiu de 37 para 85 pontos. A implementação do SEI será determinante para que o município siga avançando e sendo referência nacional”, pontuou a prefeita Adriane.

Durante o evento, foram abordados conceitos fundamentais, exemplos práticos e realizados exercícios que permitiram aos participantes aplicar a visão de negócio na construção do plano.

Experiências e conhecimentos

A interação entre os representantes dos diferentes órgãos e entidades proporcionou uma troca rica de experiências e conhecimentos, fortalecendo a colaboração e a sinergia entre as áreas da administração municipal.

Conforme a coordenadora técnica de projetos, da Coordenadoria de Gestão Estratégica e Inovação da Seges e responsável pelo treinamento, Simone Cosme Dantas, a construção do Plano de Classificação de Assuntos e Documentos é um trabalho inédito com foco na viabilização da implantação dos processos no SEI.

“Sem esse plano de classificação não seria possível tramitar documentos em processos digitais, é essencial que os servidores estejam envolvidos na construção porque conhecessem o funcionamento da administração municipal porque tem áreas de negócios específicas e dentro dessas competências, cada órgão está sendo convidado a juntos, construir essa tabela de classificação dos assuntos que são inerentes as suas competências”.

Após a exposição dos conceitos fundamentais e a realização dos exercícios práticos durante o workshop, os participantes saíram com uma compreensão mais sólida sobre como construir o Plano de Classificação de Assuntos e Documentos de forma estruturada e alinhada com as necessidades de cada área de negócio do município.

Benefícios trazidos

A secretária de Gestão, Evelyse Ferreira, destacou os benefícios trazidos pela adoção do SEI – Sistema Eletrônico de Informações.

“Com ele os processos administrativos serão digitalizados, promovendo uma gestão mais ágil e sustentável, além de diminuir significativamente o uso de papel, haverá um ganho muito importante no quesito tempo. Com todos os processos acontecendo no ambiente digital, não teremos mais a necessidade de serem transportados, a disponibilidade será praticamente instantânea, otimizando o tempo e os recursos, melhorando a experiência dos cidadãos ao agilizar o atendimento e a resolução de suas solicitações”.

O aspecto sustentável e a segurança da informação, proporcionados pela adoção do sistema, são pontos elogiados pela assistente técnica, Ângela Aparecida Ferreira, da Secretaria de Governo.

“Ao utilizar o sistema, teremos melhora no fluxo de trabalho e condições para o cumprimento de o tempo prazos documentais. É importante ter em mente a economia de combustível e a quantidade de papel que deixará de ser utilizado, contribuindo significativamente com o meio ambiente. Haverá maior segurança e transparência com esse processo porque será possível acompanhar a tramitação, saber onde está, isso é um grande avanço”.

Para o diretor-presidente da Agetec, Paulo Fernando Cardoso, o processo de implementação do SEI no âmbito municipal segue de forma satisfatória. Ele explica isso se dá pelos investimentos em infraestrutura e capacitação feitos pela administração municipal

“A Prefeitura de Campo Grande está muito bem organizada, as equipes da Agetec já visitaram todas as secretarias e está  trabalhado em parceria com as pastas para, cada vez mais, evoluir nessa questão da transformação de processo físico em processo eletrônico. Isso vai trazer mais celeridade, desburocratização, transparência e economia, tudo que uma gestão moderna precisa”.

Via Ascom PMCG